1.- ¿QUE ES UN SISTEMA DE INFORMACION?
El término Sistemas de Información hace referencia a un concepto genérico que tiene diferentes significados según el campo del conoScimiento al que se aplique dicho concepto, a continuación se enumeran algunos de dichos campos y el sentido concreto que un Sistema de Información tiene en ese campo:
En informática, un sistema de información es cualquier sistema o subsistema de equipo de telecomunicaciones o computacional interconectados y que se utilicen para obtener, almacenar, manipular, administrar, mover, controlar, desplegar, intercambiar, transmitir o recibir voz y/o datos, e incluye tanto los programas de computación ("software" y "firmware") como el equipo de cómputo.
2.- TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION
Debido a que el principal uso que se da a los SI es el de optimizar el desarrollo de las actividades de una organización con el fin de ser más productivos y obtener ventajas competitivas, en primer término, se puede clasificar a los sistemas de información en:
- Sistemas Competitivos
- Sistemas Cooperativos
- Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio
Esta clasificación es muy genérica, y en la práctica no obedece a una diferenciación real de sistemas de información reales, ya que en la práctica podríamos encontrar alguno que cumpla varias (dos o las tres) de las características anteriores. En los subapartados siguientes se hacen unas clasificaciones más concretas (y reales) de sistemas de información.
3.- CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION
Los sistemas de información (SI) generalmente se clasifican en distintas clases diferentes, los cuales se encuentran relacionados entres sí:
Sistemas de Información Gerencial (SIG), Sistemas de soporte de Decisiones (SSD), Sistemas de información Estratégico (SIE) y los Sistemas de Información de Oficina (SIO).
Cada modalidad de sistema desempeña un importante papel en el control y la coordinación de muchas partes o componentes de una organización o una empresa.
Sistemas de soporte de decisiones (SSD): Son sistemas que ayudan a los administradores a tomar decisiones en situaciones en las cuales el juicio humano es una contribución importante para el proceso de la solución de problemas. Los sistemas de soporte de decisiones están enfocados a niveles de alta gerencia dentro de las organizaciones.
Se caracteriza por: Apoyo a las decisiones semiestructuradas, Flexibilidad en la especificación de los resultados ,Facilidad de uso y desarrollo, Respuesta rápida, Alto grado de control por parte del usuario, Enfoque en administración media-superior, Capacidades interactivas, Uso de modelos, Dificultad en la justificación de costos, Desarrollo evolutivo, Enfoque de efectividad de los administradores mas que la eficiencia.
Los sistemas de Información Estratégicos (SIE): están enfocados a crear o permitir lazos e integración de entidades (organizaciones) para crecer, competir y sobrevivir dentro de su ambiente.
Un sistema de información estratégico (SIE), es un sistema de información usado para el soporte de estrategias competitivas de una organización. La perspectiva anterior común de los SIE estaba basada sobre la idea que los sistemas de información deben únicamente enfocarse a cubrir las necesidades de información para soportar y dar forma a la administración por medio de monitoreos. Por tanto esta perspectiva es inadecuada para la oportunidad de sistemática de oportunidades de negocios para los SIE, e incapaz de explicar el significado estratégico de los sistemas.
Sistemas de información de oficina (SIO): Es un conjunto de herramientas de automatización de oficinas que mejoran la productividad, eficiencia y efectividad de la empresa. Por otro lado es necesario notar que los SIO dan soporte a los trabajadores de datos, es decir no crean un nuevo conocimiento sino que usan la información para analizarla y transformar datos, o para manejarla en alguna forma y luego compartirla o diseminarla formalmente por toda la organización.
Los aspectos más comunes de un SIO incluyen procesamiento de palabras, hojas de cálculo, editor de publicaciones, calendarización electrónica y comunicación mediante correo de voz, correo electrónico y videoconferencia.
Sistemas de Información Gerencial (SIG), Sistemas de soporte de Decisiones (SSD), Sistemas de información Estratégico (SIE) y los Sistemas de Información de Oficina (SIO).
Cada modalidad de sistema desempeña un importante papel en el control y la coordinación de muchas partes o componentes de una organización o una empresa.
Sistemas de soporte de decisiones (SSD): Son sistemas que ayudan a los administradores a tomar decisiones en situaciones en las cuales el juicio humano es una contribución importante para el proceso de la solución de problemas. Los sistemas de soporte de decisiones están enfocados a niveles de alta gerencia dentro de las organizaciones.
Se caracteriza por: Apoyo a las decisiones semiestructuradas, Flexibilidad en la especificación de los resultados ,Facilidad de uso y desarrollo, Respuesta rápida, Alto grado de control por parte del usuario, Enfoque en administración media-superior, Capacidades interactivas, Uso de modelos, Dificultad en la justificación de costos, Desarrollo evolutivo, Enfoque de efectividad de los administradores mas que la eficiencia.
Los sistemas de Información Estratégicos (SIE): están enfocados a crear o permitir lazos e integración de entidades (organizaciones) para crecer, competir y sobrevivir dentro de su ambiente.
Un sistema de información estratégico (SIE), es un sistema de información usado para el soporte de estrategias competitivas de una organización. La perspectiva anterior común de los SIE estaba basada sobre la idea que los sistemas de información deben únicamente enfocarse a cubrir las necesidades de información para soportar y dar forma a la administración por medio de monitoreos. Por tanto esta perspectiva es inadecuada para la oportunidad de sistemática de oportunidades de negocios para los SIE, e incapaz de explicar el significado estratégico de los sistemas.
Sistemas de información de oficina (SIO): Es un conjunto de herramientas de automatización de oficinas que mejoran la productividad, eficiencia y efectividad de la empresa. Por otro lado es necesario notar que los SIO dan soporte a los trabajadores de datos, es decir no crean un nuevo conocimiento sino que usan la información para analizarla y transformar datos, o para manejarla en alguna forma y luego compartirla o diseminarla formalmente por toda la organización.
Los aspectos más comunes de un SIO incluyen procesamiento de palabras, hojas de cálculo, editor de publicaciones, calendarización electrónica y comunicación mediante correo de voz, correo electrónico y videoconferencia.
Desde un punto de vista empresarial
La primera clasificación se basa en la jerarquía de una organización y se llamó el modelo de la pirámide. Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo, los SI pueden clasificarse en:
- Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización.
- Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en general.
- Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.
- Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.
Sistemas de Información Estratégicos
Un Sistema de Información Estratégico puede ser considerado como el uso de la tecnología de la información para soportar o dar forma a la estrategia competitiva de la organización, a su plan para incrementar o mantener la ventaja competitiva o bien reducir la ventaja de sus competidores.
Su función primordial no es apoyar la automatización de los procesos operativos ni proporcionar información para apoyar a la toma de decisiones (aunque puede llevar a cabo dichas funciones), sino crear una diferencia con respecto a los competidores de la organización (o salvar dicha diferencia) que hagan más atractiva a ésta para los potenciales clientes. Por ejemplo, en la banca, hace años que se implantaron los cajeros automáticos, pero en su día, las entidades que primero ofrecieron este servicios disponían de una ventaja con respecto a sus competidores, y hoy día cualquier entidad que pretenda ofrecer servicios bancarios necesita contar con cajeros automáticos si no quiere partir con una desventaja con respecto al resto de entidades de este sector. En este sentido, los cajeros automáticos se pueden considerar sistemas de información estratégicos.
Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. Apoyan el proceso de innovación de productos dentro de la empresa. Suelen desarrollarse dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado. Entre las características más destacables de estos sistemas se pueden señalar:
- Cambian significativamente el desempeño de un negocio al medirse por uno o más indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto.
- Contribuyen al logro de una meta estratégica.
- Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compañía, la forma en que compite o en la que interactúa con clientes y proveedores.
Otra clasificación, según el entorno de aplicación
-Entorno transaccional: Una transacción es un suceso o evento que crea/modifica los datos. El procesamiento de transacciones consiste en captar, manipular y almacenar los datos, y también, en la preparación de documentos; en el entorno transaccional, por tanto, lo importante es qué datos se modifican y cómo, una vez que ha terminado la transacción. Los TPS son los SI típicos que se pueden encontrar en este entorno.
-Entorno decisional: Este es el entorno en el que tiene lugar la toma de decisiones; en una empresa, las decisiones se toman a todos los niveles y en todas las áreas (otra cosa es si esas decisiones son estructuradas o no), por lo que todos los SI de la organización deben estar preparados para asistir en esta tarea, aunque típicamente, son los DSS los que se encargan de esta función. Si el único SI de una compañía preparado para ayudar a la toma de decisiones es el DSS, éste debe estar adaptado a todos los niveles jerárquicos de la empresa.
4.- USOS GENERALES DADOS A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Los sistemas de información tratan el desarrollo, uso y administración de la infraestructura de la tecnología de la información en una organización.
En la era post-industrial, la era de la información, el enfoque de las compañías ha cambiado de la orientación hacia el producto a la orientación hacia el conocimiento, en este sentido el mercado compite hoy en día en términos del proceso y la innovación, en lugar del producto. El énfasis ha cambiado de la calidad y cantidad de producción hacia el proceso de producción en sí mismo, y los servicios que acompañan este proceso.
El mayor de los activos de una compañía hoy en día es su información, representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura de la tecnología de información. De tal manera que el sistema de información se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnología que soporta el flujo de información dentro de la organización.
5.-USOS MÁS PROCLIVES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL
El sistema de información gerencial, va mucho más allá de la toma de decisiones, ya que se usa para que los gerentes tengan una información confiable y oportuna, que necesitan para facilitar las decisiones que deben tomar, y les permite a las funciones de planeación, control y operaciones realizar eficazmente en la organización.
El sistema interactivo usuario - maquina, está diseñado para el suministro de información que apoye las operaciones, la administración y las funciones para la toma de decisiones en la empresa, esta conformado por un hardware y software.
La integración hombre – maquina ayuda a conocer y entender las nuevas tecnologías, es un medio comunicativo entre el usuario y el ordenador.
El conjunto almacenado de datos, se llama base de datos, los cuales son utilizados por los sistemas de información permitiendo el respaldo rápido y seguro de la información.
La finalidad del sistema de información gerencial, es el suministro adecuado y oportuno de la información para los gerentes, esta información debe cumplir con los siguientes supuestos:
v Oportuna: Las medidas correctivas deben aplicarse a tiempo para que así no se desvíen los objetivos planificados.
v Calidad: Es necesario que la información suministrada sea los mas exactamente parecida a la realidad existente para el momento.
v Cantidad: La información que llegue a la gente debe ser la necesaria para que la decisión que tome sea la correcta, pero si se satura la información incorrecta la decisión puede ser descartada.
Los sistemas de información gerencial como ya lo decíamos son todos lo datos que necesariamente ayuda a los administradores para llevar un mejor desarrollo en lo que se trabaja, por que permite identificar rápidamente cualquier problema de manera que aplicando este método se encuentra la solución mas pronta al asunto.
Para ejecutar esta herramienta se debe aplicar de forma continua todos los pasos a que se refiere la información que se realiza.
El sistema de información en el ámbito administrativo y contable sirve como ayuda en las operaciones, ya que lo incluyen como un factor importante en las facturaciones, inventarios los activos y los pasivos.
Un factor muy importante que se conoció fue, que en toda organización con la aplicación de los sistemas de información gerencial, es la identificación del problema de manera rápida, clara y precisa.
Cabe destacar que no debemos pasar, lo importante que es la capacitación y entrenamiento para los usuarios, ya que podemos manejar el sistema de información gerencial como un punto clave para la empresa u organización.
El sistema interactivo usuario - maquina, está diseñado para el suministro de información que apoye las operaciones, la administración y las funciones para la toma de decisiones en la empresa, esta conformado por un hardware y software.
La integración hombre – maquina ayuda a conocer y entender las nuevas tecnologías, es un medio comunicativo entre el usuario y el ordenador.
El conjunto almacenado de datos, se llama base de datos, los cuales son utilizados por los sistemas de información permitiendo el respaldo rápido y seguro de la información.
La finalidad del sistema de información gerencial, es el suministro adecuado y oportuno de la información para los gerentes, esta información debe cumplir con los siguientes supuestos:
v Oportuna: Las medidas correctivas deben aplicarse a tiempo para que así no se desvíen los objetivos planificados.
v Calidad: Es necesario que la información suministrada sea los mas exactamente parecida a la realidad existente para el momento.
v Cantidad: La información que llegue a la gente debe ser la necesaria para que la decisión que tome sea la correcta, pero si se satura la información incorrecta la decisión puede ser descartada.
Los sistemas de información gerencial como ya lo decíamos son todos lo datos que necesariamente ayuda a los administradores para llevar un mejor desarrollo en lo que se trabaja, por que permite identificar rápidamente cualquier problema de manera que aplicando este método se encuentra la solución mas pronta al asunto.
Para ejecutar esta herramienta se debe aplicar de forma continua todos los pasos a que se refiere la información que se realiza.
El sistema de información en el ámbito administrativo y contable sirve como ayuda en las operaciones, ya que lo incluyen como un factor importante en las facturaciones, inventarios los activos y los pasivos.
Un factor muy importante que se conoció fue, que en toda organización con la aplicación de los sistemas de información gerencial, es la identificación del problema de manera rápida, clara y precisa.
Cabe destacar que no debemos pasar, lo importante que es la capacitación y entrenamiento para los usuarios, ya que podemos manejar el sistema de información gerencial como un punto clave para la empresa u organización.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN – GERENCIAL
Sistemas de Información: Es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto. El énfasis en sistema significa que los variados componentes buscan un objetivo común para apoyar cualquier actividad y agilizar el desarrollo de una tarea que implique el manejo de datos para convertirlos en información.
Por definición se entiende como Sistema de Información Gerencial (S.I.G) al método, herramienta o técnica de poner a disposición de los gerentes la información confiable y oportuna que se necesite para facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las funciones de planeación, control y operaciones se realicen eficazmente en la organización. Un sistema de información gerencial utiliza la información del pasado, presente y de proyección para apoyar la solución de problemas y la toma de decisiones.
Cabe destacar que todas las funciones gerenciales; planeación, organización, dirección y control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones son necesarios los Sistemas de Información Gerencial.
Todas las organizaciones cuentan con alguna clase o tipo de sistema de información gerencial. Las organizaciones han aprendido como utilizar la información como un instrumento eficaz para la administración; por ello, buscan que todos los datos medibles sean organizados de manera que sea fácil registrarlos, almacenarlos, procesarlos, recuperarlos y comunicarlos.
Sistemas de Información: Es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto. El énfasis en sistema significa que los variados componentes buscan un objetivo común para apoyar cualquier actividad y agilizar el desarrollo de una tarea que implique el manejo de datos para convertirlos en información.
Por definición se entiende como Sistema de Información Gerencial (S.I.G) al método, herramienta o técnica de poner a disposición de los gerentes la información confiable y oportuna que se necesite para facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las funciones de planeación, control y operaciones se realicen eficazmente en la organización. Un sistema de información gerencial utiliza la información del pasado, presente y de proyección para apoyar la solución de problemas y la toma de decisiones.
Cabe destacar que todas las funciones gerenciales; planeación, organización, dirección y control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones son necesarios los Sistemas de Información Gerencial.
Todas las organizaciones cuentan con alguna clase o tipo de sistema de información gerencial. Las organizaciones han aprendido como utilizar la información como un instrumento eficaz para la administración; por ello, buscan que todos los datos medibles sean organizados de manera que sea fácil registrarlos, almacenarlos, procesarlos, recuperarlos y comunicarlos.
CÓMO PUEDE AYUDAR UN (SIG) A LOS ADMINISTRADORES.
Un sistema de información gerencial proporciona los datos necesarios a los administradores para analizar la situación actual, identificar problemas inmediatos y encontrar soluciones, descubrir patrones y tendencias que les permitan formular objetivos apropiados para el futuro y tomar decisiones inteligentes sobre el uso de recursos limitados tanto humanos como financieros y materiales. Brinda una amplia y completa gama de información. Genera proyecciones y estudios estadísticos. En conclusión permite planear, controlar y hacer seguimiento de las operaciones de una empresa proporcionando las bases que se requieren para la toma de decisiones.
Un sistema de información gerencial proporciona los datos necesarios a los administradores para analizar la situación actual, identificar problemas inmediatos y encontrar soluciones, descubrir patrones y tendencias que les permitan formular objetivos apropiados para el futuro y tomar decisiones inteligentes sobre el uso de recursos limitados tanto humanos como financieros y materiales. Brinda una amplia y completa gama de información. Genera proyecciones y estudios estadísticos. En conclusión permite planear, controlar y hacer seguimiento de las operaciones de una empresa proporcionando las bases que se requieren para la toma de decisiones.
6.-DIFERENCIAS ENTRE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL Y LOS SISTEMAS PARA LA TOMA DE DECISIONES
La interrelación entre la información, sistemas de información y la toma de decisiones se explica perfectamente cuando de desempeño organizacional se refiere, siendo el fin de cumplimentar los objetivos que se propone cada organización convirtiéndose en su razón de ser y de apoyo para desenvolver tareas, constituyendo la información la fuente de partida en todos los procesos dentro de las entidades, traduciéndose en acciones una vez procesada a través de sistemas de información, encargados de que la información que fluya cumpla con los cuatros supuestos básicos como: oportuna, relevante, cuantitativa y cualitativa.
